お知らせ

　なるべく人を集めずに社員総会を開催するには、次の３つの方法が考えられます。

 ①　「書面による表決」･「代理人による表決の委任」（実際に集まる人数を最小限にした総会）
 ②　オンライン上での会議の活用
 ③　みなし総会による決議

①　「書面による表決」･「代理人による表決の委任」（実際に集まる人数を最小限にした総会）  

　これは、通常の総会を実際に集まる人数を最小限（議事の進行者である議長と社員（正会員）２名程度の参加が望ましい）にして開催するものです。総会に出席しない社員は、書面又は代理人によって表決をすることができます。また、定款で定めていれば電磁的方法（電子メール等）によっても表決できます。

＊「書面による表決」：
　「書面表決書」など任意の様式を総会の資料に同封し、社員に、各議案への賛否を記入していただき、返送してもらいます。
　ＦＡＸによる表決も、書面による表決にあたります。

＊「代理人による表決の委任」：
　「委任状」など任意の様式を総会の資料に同封し、社員に、議長か又は総会に出席する他の社員を代理人として表決委任する旨を記入していただき、返送してもらいます。

 ②　オンライン上での会議の活用

　IT・ネットワーク技術を利用することによって、通常の社員総会時と同等の環境が整備されるのであれば、社員総会を開催したものと認められます。
　ただし、その場合は、役員や社員が自由に発言できるようなマイクが準備され、その発言を他者や他の会場にも即時に伝えることができるような情報伝達の双方向性、即時性のある設備・環境が整っていることが必要となります。

  ③ 　みなし総会による決議  

　理事や社員が社員総会の目的である事項について提案をした場合に、その提案について社員の全員が書面又は電磁的記録により同意の意思表示をしたときは、当該提案を可決する旨の社員総会の決議があったものとみなされます。（ＮＰＯ法第１４条の９）
　これにより、社員が集まる総会を開催しなくても、書面（又は電磁的記録)により社員全員が全ての議案に同意の表決をすれば、社員総会の決議があったものとみなすことができます。  
  ただし、社員のうち一人でも表決しなかったり、反対の意思表示をした場合は、決議が無効になりますので、ご注意ください。 

（参考：内閣府「新型コロナウイルス感染拡大に係るNPO法Q&A（Q1）」） 

◎今般の新型コロナウイルスの感染拡大を防止するために上記①から③の方法で総会を行うことをお示ししてはいますが、本来、社員総会は、全ての社員が運営に直接参画できる公平な機会です。
　今般の新型コロナウイルス感染症に関連した活動自粛等により、やむを得ず、例年どおりの方法で総会を開催することが困難な状況にある場合やその他緊急性がある場合に限った方法とするようご理解をお願いします。

　令和２年１月１日以降６月末までに提出期限が到来する法人の事業報告書等（ＮＰＯ法第２９条）及び役員報酬規程等（ＮＰＯ法第５５条）について、提出が遅延した場合、令和２年９月末を目安に督促を行わないなど柔軟な対応をしていきます。
　ついては、令和２年６月末に提出期限が到来する法人のうち新型コロナウイルス感染症の影響により提出が遅延する場合は、事前（６月末まで）に申立書（下記様式）を大分県消費生活・男女共同参画プラザ（アイネス）県民活動支援室までご提出ください。
　なお、令和２年７月１日以降に提出期限が到来する法人の事業報告書等や役員報酬規程等については、今後の情勢を踏まえ必要に応じ検討します。

　※申立書（様式ダウンロード）

（参考：内閣府「新型コロナウイルス感染拡大に係るNPO法Q&A（Q2）」）